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Site web
Blog
Wiki
Lettre d'information
Forums ou groupes de discussion
Listes de diffusion
Plates-formes
Visioconférence
Les technologies de l'information et de la communication
peuvent constituer pour les associations un soutien considérable
dans la réalisation de leurs missions. Il existe en effet une grande
palette d'outils de communication et de publication, dont nous vous proposons
ici un panorama, qui pourront vous aider à promouvoir votre association,
à diffuser des éléments d'information, de formation
ou de documentation à vos adhérents, ou encore à
favoriser les contacts entre les membres de votre association.
Bien entendu, le choix de ces différents outils dépendra
des moyens, humains et techniques, dont dispose votre association, des
compétences techniques et de l'équipement informatique de
vos adhérents (inutile de développer un site web si la majorité
de vos membres ne disposent pas d'accès à Internet !) et
des objectifs fixés par votre structure.
Principe
Un site web est une publication sur Internet présentant un ensemble de documents (texte, images, sons, vidéos) accessibles le plus souvent à partir d’une page d’accueil. Ces documents sont consultables de partout, par tous, à n'importe quel moment.
Intérêt pour l'association
De plus en plus de personnes ont adopté le réflexe d'aller sur Internet pour chercher une information, d'où l'utilité pour une association de développer un site web, sorte de carte de visite en ligne accessible à tous. Au minimum, on s'attend à trouver sur un site d'association une présentation de ses activités, les statuts de l'association, l'organigramme, un contact et la procédure pour adhérer.
Un site Internet constitue un moyen simple de communiquer auprès de ses adhérents : les informations peuvent y être mises à jour en temps réel, archivées et rendues disponibles à tout moment. En créant un site, vous pourrez également simplifier certaines procédures comme l'inscription à un colloque (grâce à des formulaires).
Sur le site web d'une association pourront ainsi apparaître :
Sur un site pourront être affichées, mutualisées et valorisées les expériences des adhérents (projets pédagogiques, résultats d'un concours, fiches pédagogiques réalisées par des enseignants, etc.).
Contraintes
Pour créer un site web, vous devrez disposer d'une connexion à Internet, trouver un hébergeur et acquérir des logiciels pour réaliser et mettre en ligne votre site (pour plus d'informations sur ce sujet, consultez le dossier Pratiques du multimédia sur Franc-parler).
Pour qu'un site fonctionne, il faut prendre le temps de définir votre stratégie, qui doit être cohérente avec la stratégie de communication globale de l'association. Voici quelques questions préalables qui pourront vous aider à définir cette stratégie :
Exemples
Logiciels
Principe
Le blog est un site web évolutif ayant la forme d'un journal personnel, daté, et régulièrement mis à jour, où l'internaute peut communiquer des informations qui appellent les commentaires du lecteur.
Intérêt pour l'association
Montre en main, il ne faut pas plus de 5 minutes pour ouvrir un blog chez un éditeur / hébergeur spécialisé. Après avoir répondu à un court questionnaire (nom de votre blog, identifiant de connexion…), il suffit de vous connecter à votre espace ainsi personnalisé : vous pouvez commencer à publier des billets ! Selon les hébergeurs, le service peut être gratuit ou payant mais vous aurez déjà accès à de nombreuses fonctionnalités chez des hébergeurs gratuits.
Un blog vous permet de créer, modifier, supprimer et archiver des articles, gérer des commentaires sur ces articles, d'insérer des photos et des liens externes et, selon les éditeurs, de créer des lettres d'information. Certains blogs sont spécialisés dans la diffusion de contenus audio (audioblogs) ou vidéo (vidéoblogs).
Contrairement au développement d'un site web, la création d'un blog n'exige aucune compétence informatique particulière.
Les blogs ont de plus en plus de succès : beaucoup de professeurs créent leur propre blog pour partager des informations ou l'intègrent dans leur pratique pédagogique (consultez à ce sujet le dossier de Franc-parler consacré aux blogs). Pourquoi ne pas profiter de cet engouement pour créer par exemple une communauté de blogs au sein de votre association ?
Contraintes
Les éditeurs de blogs ne vous laisseront la plupart du temps pas beaucoup de liberté pour décider de l'architecture et des aspects graphiques de votre blog, excepté si vous optez pour un outil de type blogiciel, programme qui s’installe sur des serveurs web. Cette solution présente l’avantage de pouvoir adapter, configurer, modifier le blog à votre convenance, mais nécessite des compétences techniques. Autre inconvénient des blogs : beaucoup d’hébergeurs imposent des publicités. Enfin, la mise à jour d'un blog, contrairement à celle d'un site web, nécessite d'être connecté à Internet.
Sur le plan du contenu, la structuration de l'information sur le blog (présentation chronologique) sous-entend une certaine rigueur dans la mise à jour. Quant à l'interactivité rendue possible sur les blogs grâce à la fonction "commentaire", elle implique d'être vigilant sur les messages postés par les internautes en réponse à vos articles (modération).
Exemples
Logiciels
Principe
Le wiki est un site web collaboratif dans lequel chaque internaute peut facilement créer ou compléter un article : l'objectif est d'enrichir le document initial pour en faire profiter le plus grand nombre. Imaginez par exemple que vous tombiez, en consultant un site, sur un article dont le contenu vous semble mal exprimé, erroné ou encore incomplet. S'il s'agit d'un wiki, vous aurez la possibilité d'éditer l'article, d'en modifier le texte et d'enregistrer une nouvelle version. Les internautes qui passeront après vous sur cette page pourront éventuellement compléter à leur tour cet article. C'est ainsi que des sites entiers en wiki sont rédigés, modifiés et enrichis uniquement par le passage des lecteurs. L'exemple le plus marquant est Wikipédia, encyclopédie en ligne dont les articles sont rédigés et améliorés par les lecteurs eux-mêmes.
Intérêt pour l'association
Un wiki est moins compliqué à mettre en place qu'un site web.
Travailler sur un wiki permet d'enrichir collectivement des ressources. Cet outil peut être particulièrement utile dans le cadre de projets réunissant plusieurs personnes distantes géographiquement (organisation d'un colloque, projet pédagogique, etc.).
Contraintes
Pour qu'un wiki fonctionne bien, il est nécessaire que le groupe qui l'utilise soit discipliné et que ses membres participent régulièrement à l'enrichissement du contenu.
Exemples
Logiciels
Principe
Une lettre électronique (ou newsletter) est une circulaire d'information envoyée périodiquement par courrier électronique à une liste d'abonnés.
Intérêt pour l'association
La lettre d'information électronique permet de communiquer rapidement, régulièrement et de façon ciblée avec un réseau de personnes. Par le biais d'une lettre d'information, vous pourrez par exemple informer vos adhérents :
Par rapport à une diffusion papier, le coût de diffusion d'une lettre électronique est faible. Par ailleurs, il n'est pas nécessaire pour envoyer une lettre d'information de posséder de logiciel particulier : il suffit d'utiliser votre logiciel de messagerie pour rédiger la lettre dans le corps d'un message et de l'envoyer dans la boîte aux lettres électronique de vos adhérents. Cependant, si le nombre d'abonnés est important, il sera utile d'acquérir un logiciel permettant de gérer les abonnés et l'envoi de la lettre. Autre avantage, le mode de transmission par messagerie permet aux destinataires de la lettre de la redistribuer vers d'autres acteurs intéressés.
Vous pourrez utiliser le site Web de votre association pour présenter les objectifs de la lettre, les procédures d'abonnement et offrir éventuellement la possibilité de s'abonner en ligne par l'intermédiaire d'un formulaire. L'archivage sur le Web des différents numéros de la lettre est une option à envisager.
Avant de créer une lettre, pensez à vous poser quelques questions simples :
En général, le contenu éditorial de la lettre est confié à un rédacteur en chef responsable des autres rédacteurs. Par le biais du courrier électronique, il peut éventuellement faire appel à la contribution d'acteurs du réseau.
Le contenu d'une lettre d'information électronique est composé pour l'essentiel de brèves ou de synthèses ; l'accès aux textes et aux documents longs se fait sur le Web par l'intermédiaire de liens hypertextes.
Pour faciliter la lecture, la taille de la lettre correspondra à sa fréquence de diffusion et chaque brève sera précédée d'un titre ou d'un sous-titre explicite.
Un contenu limité à une vingtaine de courtes informations permet de garantir une lecture plus complète, sachant qu'il est toujours possible, le cas échéant, de transmettre trois ou quatre nouvelles concernant une actualité importante (par exemple l'organisation d'un colloque).
La lettre peut être introduite par un éditorial et se terminer par de courtes nouvelles répertoriant des informations accessibles sur d'autres sites.
Pour assurer la durée de la parution, quelques règles sont à respecter :
Exemples
Principe
Le forum est un service en ligne permettant l'échange et la discussion sur un thème donné : chaque utilisateur peut lire à tout moment les interventions de tous les autres et apporter sa propre contribution sous forme de message.
Intérêt pour l'association
Les forums de discussion sont un lieu de rencontre virtuel : il peut contribuer à répondre à l'isolement des enseignants en favorisant les contacts entre les adhérents d'un même pays ou d'une même région. Les forums peuvent également permettre de mutualiser les expériences et les ressources des différents enseignants. Pour les responsables de l'association, ils sont un moyen de recueillir les besoins des adhérents.
Contraintes
Vous devrez trouver un hébergement pour votre forum. Deux possibilités s'offrent à vous : soit vous l'hébergez sur le site web de votre association s'il y en a un, soit vous le faites héberger chez un prestataire.
Le choix des thèmes proposés dans le forum est très important : si ceux-ci ne sont pas pertinents, il est probable que peu de gens participeront aux discussions… Par ailleurs, la création d'un forum exige la présence d'un modérateur pour animer le forum : supprimer les messages indésirables ou inadaptés, déplacer éventuellement des messages, apporter des éléments de réponse ou encore proposer de nouveaux thèmes de discussion.
Exemples
Logiciel
Principe
Une liste de diffusion est une liste de courriels de personnes intéressées
par un même sujet. Quand un membre de la liste envoie un message
au serveur de liste (une question, une info, une réflexion), il
est automatiquement diffusé aux autres membres par courriel. Chaque
membre peut répondre aux messages, en envoyer de nouveaux ou se
contenter de lire sans participer. La principale différence entre
la liste de diffusion et le forum tient au fait que dans la liste, les
nouveaux messages peuvent être envoyés directement dans la
boîte à lettres électronique de l’utilisateur.
Intérêt pour l'association
Les listes de diffusion permettent de mutualiser les informations. Elles peuvent par exemple être utilisées pour mettre en contact des enseignants qui souhaitent monter un projet pédagogique, créer des échanges scolaires, participer à un concours…
Contraintes
Les messages transmis via la liste de diffusion n'intéressent pas toujours l'ensemble des utilisateurs. Chacun est alors obligé de trier les messages qui le concernent.
Logiciels
Principe
Les plates-formes sont des outils de travail collaboratif utilisés pour la formation à distance, permettant des échanges synchrones et asynchrones ainsi que le partage de fichiers.
Intérêt pour l'association
L'avantage de cet outil est qu'il regroupe sous une même coquille plusieurs fonctionnalités : forums, gestionnaire de ressources, tests, chat, sondage, glossaires, journal, leçons, wiki...
Contraintes
La prise en main d'une plate-forme peut s'avérer complexe compte tenu de la large panoplie de fonctionnalités proposées. Notez également que certaines plates-formes gratuites comportent encore des bugs.
Exemples
Logiciels
Principe
La visioconférence est un outil qui permet de communiquer de visu
avec une personne ou un groupe depuis un lieu distant.
Intérêt pour l'association
Ce type d'outil permet par exemple aux enseignants qui ne peuvent pas se déplacer d'assister aux réunions ou congrès organisés par l'association. La visioconférence permet également la présentation et l'échange de documents.
Contraintes
Cette technologie exige de posséder le matériel adéquat : haut débit, webcam, micros pour celui qui diffuse, haut débit pour ceux qui reçoivent. Il est par ailleurs fréquent que des problèmes techniques surviennent pendant la visioconférence : pour éviter ces imprévus, il est nécessaire de bien préparer et tester le dispositif en amont.
Exemples
Logiciels
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